¿Qué sigue ahora que se ha terminado el plazo para las transiciones de las Normas ISO 9001 e ISO 140

Tras la actualización de las normas de ISO 14001 el 15 de septiembre del 2015 e ISO 9001 el 23 de septiembre de 2015, las organizaciones contaron con un plazo de tres años para realizar sus respectivas transiciones que les permitieron actualizar y adaptar sus Sistemas de Gestión a los nuevos requisitos, teniendo como consecuencia el renovar sus certificados bajo los requerimientos de las nuevas versiones.

Dicho plazo para realizar la transición de las normas ISO 14001 e ISO 9001 recién ha finalizado, los días 15 y 23 del mes de septiembre de este 2018 respectivamente, para ser más precisos.

Pero ¿qué consecuencias podría enfrentar mi organización si la transición no se realizó dentro de los plazos antes mencionados o tuvimos hallazgos en la auditoría?

Una de las consecuencias más relevantes es que para:

ISO 14001, el día 15 de septiembre fue el último día en el cual los certificados de la versión de 2004 fueron válidos

ISO 9001, el 23 de septiembre fue el último día en el cual los certificados de la versión de 2008 fueron válidos.

Por lo que, si tu empresa no realizó la transición de las normas ISO 9001 e ISO 14001 en los plazos anteriormente mencionados, habrán perdido su certificación en una o ambas normas.

Aun cuando es posible retomar en un futuro el certificado, la pérdida de éste podría afectar la imagen de tu empresa o bien afectar las oportunidades de mercado.

Las organizaciones que a la fecha no han realizado su transición o tuvieron hallazgos que las llevaron a perder su certificado tendrán un período determinado otorgado por la certificadora para dar solución a su situación y proceder a renovar la certificación. En dicho período otorgado, la organización debe enfocarse en atender las no conformidades detectadas, pudiendo ser éstas por incumplimiento a los nuevos requisitos establecidos en la ISO 9001 e ISO 14001 o bien por no realizar la transición de dichas normas en los tiempos establecidos. Las auditorías de renovación deben efectuarse cada 3 años (mismo lapso que se definió para realizar la transición a las nuevas versiones).

Es poco común que suceda que una empresa pierda su certificado; para que esto suceda, los hallazgos o no conformidades deben ser muy graves y deberían haber sido declarados por detectar afectaciones o incumplimientos de manera crítica al cliente o bien por el incumplimiento de uno o varios de los requisitos de las normas vigentes en los procesos internos de la empresa. Otras causas pueden ser las denuncias de no cumplimiento de responsabilidades comerciales de la empresa con sus clientes o proveedores.

¿Qué aspectos se deberían seguir trabajando después de realizar la transición a las normas ISO 9001 e ISO 14001?

Uno de los puntos clave para lograr una exitosa transición de las normas ISO 9001 e ISO 14001 fue asegurar la formación y la capacitación del personal sobre los nuevos requisitos y enfoques de las normas ISO 9001 e ISO 14001, pero el esfuerzo no queda ahí, es importante seguir desarrollando no solo al cuerpo de auditores internos, sino también a los usuarios del Sistema de Gestión que tu empresa tenga implementado. Los auditores internos deben seguir en un constante proceso de actualización y aprendizaje que les ayuden a interpretar de manera más clara, objetiva y acertada estos nuevos requisitos, así como las nuevas fuentes de evidencias que vayan apareciendo, lo que les permitirá realizar aportaciones de valor a la empresa al mismo tiempo que van reforzando sus competencias como auditores. Debes asegurar que el equipo de auditores internos no sólo audita a partir de simples listas de verificación, sino que realizan evaluaciones del Sistema de Gestión a partir de un enfoque en procesos con un verdadero espíritu de prevención.

No olvides que cada uno de los miembros o usuarios a todos los niveles del Sistema de Gestión deben ser consistentemente capacitados en su uso y entendimiento y así lograr una participación en todos los niveles de tu Organización.

Si como resultado de la auditoría de certificación hubo hallazgos menores u observaciones de ciertos requerimientos específicos, no dudes en otorgar capacitación o formación en dichos aspectos. Aun cuando tu empresa haya logrado obtener el certificado, descarta cualquier tipo de dudas que el personal (ya sean administradores, auditores y/o usuarios de cualquier nivel) pudieran tener ya que regularmente ocurre que en las transiciones de las normas surgen dudas específicas que pudieran no estar homologadas o del todo comprendidas y pudieran poner en riesgo el buen funcionamiento o correcta implementación de los requisitos en tu Sistema de Gestión. La capacitación debe estar siempre presente para atender de manera oportuna dudas o desinformación entre el personal de la organización.

Por último, es importante que se sigan gestionando los recursos necesarios para que el Sistema de Gestión continúe marchando de acuerdo con lo planeado y con las expectativas de la Alta Dirección.

Recuerda que las personas son las que conciben, diseñan, ejecutan y hacen que los Sistemas de Gestión funcionen y funcionen bien.

Y en tu organización, ¿cómo funcionan los Sistemas de Gestión?