La importancia del mapeo de procesos en la mejora continua

El mapeo de procesos es una de las iniciativas más comunes dentro de una organización que considera la orientación a procesos como un elemento clave para la optimización de un negocio.

Es la herramienta que indica el rumbo y el camino a seguir en la ejecución de un proceso, muestra el flujo optimo, los flujos alternos y las fronteras e interacciones entre actividades.

En las organizaciones, se genera documentación con información de la operación de cada uno de los procesos que lo conforman, el resultado de dicha información permite el incremento de la calidad de productos y servicios para el beneficio de: proveedores, colaboradores y clientes.

Derivado de la necesidad de mantener actualizados y estandarizados los documentos generados y/o establecidos que corresponden a la cadena de valor de la organización, se define una estructura que permite la identificación de cada uno de los elementos y su jerarquía. En el siguiente esquema puedes visualizar dicha estructura.

MP: Macroproceso │ P: Proceso │ PR: Procedimiento

Definamos los elementos claves para un mejor entendimiento del mapeo de procesos.

Cadena de valor

Representa gráficamente las funciones sustantivas que generan valor a los clientes externos e internos de una organización, agrupa los macroprocesos estratégicos que generan el valor al cliente y los macroprocesos de soporte que generan el valor a la organización.

Macroproceso

Muestra de manera gráfica el conjunto de procesos relacionados y alineados con características similares que mutuamente generan valor y se definen las estrategias a través de herramientas como FODA, Hoshin Kanri y Balanced Scorecard, entre otras.

Proceso

Representa el nivel táctico de la organización mostrando una secuencia lógica de un conjunto de procedimientos mutuamente relacionados y diseñados para transformar las entradas en un producto o servicio de valor. En este nivel de diagramación se definen roles y responsabilidades, así como las fronteras entre actividades con el propósito de gestionar los riesgos y establecer la eficacia de la organización.

Procedimiento

Este nivel de diagramación índica la secuencia lógica, ordenada y específica de las actividades a realizar para cumplir con un resultado determinado y que éste se encuentre alineado con el objetivo del proceso al que pertenece. Aquí es donde se establece la estandarización de las operaciones aplicando el ciclo que consiste en: Generar, enseñar, aplicar y mejorar el método, además se identifica la necesidad de elaborar Instructivos, Guías operativas o Lecciones de un punto.

Business Process Model and Notation (BPMN)

El mapeo de procesos de negocio bajo el estándar BPMN permite un entendimiento claro y uniforme de todos los involucrados en la organización, además es un forma más efectiva y directa para la toma de requisitos y su posterior implementación en herramientas BPMS (Business Process Management Systems).

Pero, ¿Cuál es el propósito?

Lo anterior se describe con el propósito de mostrar los niveles de desagregación en términos de documentación de procesos, esto permitirá un mejor entendimiento de la gestión y operación de una organización, lo que sin duda, llevará a tu organización a una cultura de mejora continua.

Si en tu organización están experimentando cambios o actualizaciones en alguno de sus procesos, tienen planes de implementar una nueva metodología de trabajo, están pensando o viviendo una implementación de un ERP, están implementando o mejorando su Sistema de Gestión de Calidad, elaborando o actualizando documentación o te gustaría lograr una verdadera interacción y alineación de tus procesos, te invitamos a conocer más sobre esta herramienta asistiendo a alguno de nuestros talleres.

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